Mit einer Instandhaltungssoftware können Sie Ihre Wartungstermine digital planen und dokumentieren. Zusätzliche Funktionen wie Störungsmeldungen, Erstellen von Arbeitsaufträgen, Objektverwaltung und eine Übersicht des Materialverbrauchs sind ebenfalls ein praktischer Bestandteil einer Wartungssoftware. Gegenüber einer Excel-Liste oder handschriftlicher Dokumentation bietet sie den Vorteil, dass Ihre Daten zentral an einem Ort für Ihr ganzes Team zur Verfügung stehen. Alle Informationen, die Sie für die anstehende Prüfung benötigen, finden Sie hier in vollständiger und strukturierter Form.
Ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, hängt vor allem von drei Dingen ab: wie viele Instandhaltungsobjekte Sie verwalten, wie viele Personen an der Instandhaltung beteiligt sind und welche Prüfpflichten Sie dokumentieren müssen.
Was ist ein CMMS?
CMMS steht für Computerized Maintenance Management System. Im deutschsprachigen Raum spricht man meist von Instandhaltungssoftware beziehungsweise Wartungssystemen. Gemeint ist in der Regel dasselbe.
Ein CMMS beantwortet im Kern sieben Fragen: Welche Wartungsobjekte gehören zu Ihrem Betrieb? Wo befinden sich die Objekte? Welche Dokumente gehören zum Objekt? Wie häufig müssen diese Geräte und Anlagen gewartet werden? Welche Arbeitsschritte sind für die Wartung nötig? Wer ist zuständig für einzelne Wartungsaufgaben? Welche Instandhaltungsmaßnahmen wurden in der Vergangenheit durchgeführt?
Das CMMS im Vergleich zu anderen Systemen
- EAM(Enterprise Asset Management)
- Umfasst den gesamten Lebenszyklus von Geräten und Anlagen. Das CMMS ist ein Bestandteil des EAM. Darüber hinaus richtet sich ein EAM vor allem auf Investitionsplanung, Beschaffung, Kosten über die Lebensdauer (TCO), Abschreibung, Compliance sowie Risiko und unterstützt damit die Entscheidung über den Ersatz oder die Ausmusterung des Assets.
- ERP-Instandhaltungsmodul
- Eng mit Einkauf und Controlling verzahnt, aber für den Büroarbeitsplatz gebaut. Umfangreiche Masken und eingeschränkte mobile Nutzung machen es für Techniker an der Maschine oft umständlich.
- CAFM(Computer Aided Facility Management)
- Auf die Bewirtschaftung von Gebäuden ausgelegt: neben der Gebäudetechnik auch Flächen, Reinigung, Energie und Verträge. Die Instandhaltung ist dort ein Bereich unter vielen, ein CMMS konzentriert sich ausschließlich darauf.
- MES(Manufacturing Execution System)
- Steuert die laufende Produktion und konzentriert sich auf Monitoring und Optimierung der Fertigung. Module zur Wartungsplanung sind oft Teil eines MES, ein eigenständiges CMMS geht dabei aber meist tiefer.
Warum braucht man eine Instandhaltungssoftware?
Ohne System behandeln Sie Ihre Instandhaltung fast immer reaktiv. Im Tagesgeschäft werden Wartungen nach hinten geschoben. Das funktioniert nur, bis die Maschine ungeplant stillsteht, der Stapler ausfällt, im Hotel der Aufzug streikt oder bei der Endkontrolle auffällt, dass die Prüfung der Feuerlöscher überfällig ist.
Sie können sich einiges an Zeit und Suchaufwand ersparen, wenn Sie die Wartungsplanung und Dokumentation digital zentralisieren. Dann arbeiten Sie nicht mit veralteten Dokumentlinks in einer Excel-Liste und Sie haben alle Prüfnachweise dort, wo Sie sie brauchen.
Woran Sie merken, dass eine Wartungssoftware Ihrem Betrieb weiterhelfen würde
- Wartungsintervalle werden verpasst und es fällt viel zu spät auf.
- Störungen werden per Zuruf, Telefon oder Zettel gemeldet und gehen unter.
- Vor Prüfungen dauert es Stunden, um alle Nachweise zusammenzusuchen.
- Ersatzteile fehlen, wenn sie für die Wartung benötigt werden, oder liegen jahrelang im Lager.
Eine Instandhaltungssoftware macht aus einzelnen Reparaturen einen planbaren Prozess. Das ist die Grundlage für den Schritt von reaktiver zu präventiver Instandhaltung.
Welche Instandhaltungs-Lösungen gibt es?
Instandhaltungssoftware unterscheidet sich vor allem darin, wo sie läuft, wie umfangreich sie ist und für wen sie gebaut wurde. Für die meisten mittelständischen Betriebe läuft die Entscheidung auf ein Cloud-CMMS oder eine On-Premise-Lösung hinaus.
Welche Funktionen sollte eine Instandhaltungssoftware haben?
Grundfunktionen
Auf diese CMMS-Funktionen sollten Sie nicht verzichten:
Asset-Übersicht
Alle Maschinen, Fahrzeuge und weitere Wartungsobjekte hierarchisch strukturiert nach Standort und mit allen zugehörigen Dokumenten und Wartungsaufgaben hinterlegt.
Wartungsplanung
Wiederkehrende Wartungen und Prüfungen nach festen Intervallen oder Zählerständen wie Betriebsstunden mit automatischer Erinnerung bei Fälligkeit der Prüfung.
Störungsmeldung
Mitarbeitende melden Probleme direkt vor Ort, zum Beispiel per Smartphone. Im Hotel meldet so etwa das Housekeeping einen defekten Heizkörper direkt aus dem Zimmer oder der LKW-Fahrer meldet Mängel am Fahrzeug.
Auftragsmanagement
Instandhaltungsmaßnahmen können erfasst, an den Verantwortlichen zugewiesen und mit einer Priorität versehen werden.
Mobile Nutzung
Um zu vermeiden, dass wichtige Informationen als Workaround doch wieder auf einem Zettel landen, sollte das System auch mobilen Zugriff ermöglichen. Per App oder Browser sehen Techniker die Aufträge, Checklisten und Anlageninfos direkt vor Ort und können auch abgeschlossene Wartungen direkt zurückmelden.
Dokumentation und Prüfnachweise
Nachweise für Prüfpflichten können direkt mit dem Wartungsobjekt verknüpft werden.
Ersatzteilverwaltung
Alles, was zur Instandhaltung benötigt und eingesetzt wurde, wird registriert. So können Sie vermeiden, dass Ihre Ressourcen aufgebraucht sind, wenn die nächste Wartung fällig wird.
Erweiterte Funktionen je nach Bedarf
Schnittstellen zu ERP, MES oder Lagerverwaltung, etwa eine SAP-Anbindung
Zustandsüberwachung über Sensoren (IoT) und KI-gestützte Auswertungen als Basis für vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance)
Budget- und Kostenplanung für die Instandhaltung
Verwaltung externer Dienstleister und Serviceverträge
Geo-Tracking von Wartungsgeräten und Anlagen, die auf größeren Flächen oder im ganzen Stadtgebiet verteilt sind, und von beweglichen Wartungsobjekten
Was kostet eine Instandhaltungssoftware?
Die Kosten für eine Instandhaltungssoftware reichen von wenigen hundert Euro im Jahr bis zu sechsstelligen Projektbudgets. Das hängt häufig davon ab, ob es sich um eine On-Premise- oder Cloud-Lösung handelt, vom Funktionsumfang, der Nutzeranzahl und dem Installationsaufwand.
Cloud-Lösungen werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet, teils mit günstigeren Zugängen nur für Störungsmeldungen oder zur Einsicht. Daneben gibt es Preise pro Anlage oder Objekt, feste Paketpreise und, typisch für On-Premise-Software, eine einmalige Lizenz mit jährlichen Wartungsgebühren.
Allgemeine Preisspannen (Richtwerte)
Cloud-CMMS
- Laufende Kosten
- 10–100 € pro Nutzer und Monat
- Einmalige Kosten
- 0–5.000 € für Einrichtung und Schulung
On-Premise-CMMS
- Laufende Kosten
- 15–20 % des Lizenzpreises pro Jahr für die Wartung
- Einmalige Kosten
- 10.000–50.000 € für Lizenz und Einführung
ERP-Modul oder EAM
- Laufende Kosten
- 15–25 % des Lizenzpreises pro Jahr, dazu interner IT-Aufwand
- Einmalige Kosten
- 100.000–500.000 € als Projektbudget für die Einführung
Welche Einsparungen erwarten Sie mit präventiver Wartungsplanung?
Den Ausgaben stehen Einsparungen gegenüber, die in der Praxis oft höher ausfallen als die Lizenzkosten. Die wichtigsten Hebel:
- Weniger ungeplante Stillstände
- Weniger Such- und Verwaltungszeit
- Bessere Ersatzteilplanung
- Längere Lebensdauer der Anlagen und Geräte
- Geringere Haftungs- und Prüfungsrisiken
Eine Instandhaltungssoftware lohnt sich, wenn …
- Sie viele wartungspflichtige Anlagen, Maschinen, Fahrzeuge oder Gebäudetechnik betreuen
- Mehrere Personen, Schichten oder Standorte an der Instandhaltung beteiligt sind
- Sie Prüfpflichten nachweisen müssen, etwa bei Arbeitsmitteln, Elektrogeräten oder Aufzügen
- Ein Stillstand teuer ist, weil er Produktion, Lieferungen oder Kunden direkt beeinflusst
Klassische Einsatzbereiche sind Industrie und Produktion. Eine geordnete Wartungsplanung zahlt sich aber überall dort aus, wo viel Technik zuverlässig laufen muss.
Eine Instandhaltungssoftware lohnt sich eher nicht, wenn …
- Sie nur wenige, einfache Geräte ohne Prüfpflichten betreuen
- Eine einzige Person die Wartung nebenbei erledigt und den Überblick sicher behält
- Die Instandhaltung vollständig an einen Dienstleister ausgelagert ist, der selbst dokumentiert
- Ihr ERP bereits ein Instandhaltungsmodul hat, das im Alltag wirklich genutzt wird
Instandhaltungssoftware im Vergleich: Worauf sollten Sie achten?
Vergleichsportale, Testsieger-Listen und Erfahrungsberichte auf Bewertungsplattformen geben einen ersten Überblick. Aussagekräftiger ist ein Test mit eigenen Anlagen und den späteren Nutzern. Viele Anbieter stellen dafür eine Demoversion oder einen kostenlosen Testzugang bereit.
Die beste Instandhaltungssoftware ist die, die zu Ihrem Team passt. Diese Kriterien helfen beim Vergleich.
- Bedienbarkeit
Kommen Techniker ohne lange Schulung zurecht? Gibt es eine App oder mobile Ansicht?
- Funktionsumfang
Sind alle Grundfunktionen abgedeckt, ohne dass das System überladen ist?
- Betriebsmodell
Cloud oder On-Premise: Was erlauben Ihre IT-Vorgaben, und wer kümmert sich um Updates?
- Gesamtkosten
Passt das Preismodell zu Ihrer Zahl an Nutzern und Anlagen? Was kostet die Lösung über drei bis fünf Jahre?
- Einführungsaufwand
Ist ein Einführungsprojekt nötig, oder können Sie selbst starten?
- Schnittstellen
Brauchen Sie eine Anbindung an ERP, SAP oder MES, und wird sie angeboten?
- Datenschutz und Sicherheit
Serverstandort in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, regelmäßige Sicherheitsprüfungen
- Anbieter
Support, Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen
Wie läuft die Einführung einer Instandhaltungssoftware ab?
Eine Cloud-Instandhaltungssoftware ist meist in wenigen Tagen bis Wochen eingeführt. On-Premise- und ERP-Lösungen brauchen oft mehrere Monate. Den größten Aufwand verursacht dabei fast immer nicht die Software, sondern die Vorbereitung der Daten.
Fazit: Lohnt sich eine Wartungssoftware?
Eine Instandhaltungssoftware lohnt sich für die meisten Betriebe, in denen mehrere Personen Anlagen warten oder Prüfpflichten nachweisen müssen. Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern ein System, das im Alltag tatsächlich genutzt wird. Für viele mittelständische Unternehmen ist ein Cloud-CMMS dabei der schnellste Einstieg.