Con un software de mantenimiento puede planificar y documentar digitalmente sus fechas de mantenimiento. Funciones adicionales como los avisos de averías, la creación de órdenes de trabajo, la gestión de activos y una visión general del consumo de material también forman parte práctica de un software de mantenimiento. Frente a una lista de Excel o a la documentación manuscrita, ofrece la ventaja de que sus datos están centralizados en un solo lugar y a disposición de todo el equipo. Toda la información necesaria para la próxima inspección está ahí, completa y estructurada.
Que merezca la pena para su empresa depende sobre todo de tres cosas: cuántos objetos de mantenimiento gestiona, cuántas personas participan en el mantenimiento y qué obligaciones de inspección debe documentar.
¿Qué es un GMAO?
GMAO significa gestión de mantenimiento asistida por ordenador; en inglés, CMMS (Computerized Maintenance Management System). En el día a día se habla simplemente de software o sistema de mantenimiento. Por lo general se refiere a lo mismo.
En esencia, un GMAO responde a siete preguntas: ¿qué objetos de mantenimiento pertenecen a su empresa? ¿Dónde se encuentran? ¿Qué documentos corresponden a cada objeto? ¿Con qué frecuencia hay que mantener estas máquinas e instalaciones? ¿Qué pasos de trabajo requiere el mantenimiento? ¿Quién es responsable de cada tarea? ¿Qué medidas de mantenimiento se realizaron en el pasado?
El GMAO frente a otros sistemas
- EAM(Enterprise Asset Management)
- Abarca todo el ciclo de vida de equipos e instalaciones. El GMAO es una parte del EAM. Además, el EAM se centra en la planificación de inversiones, las compras, el coste a lo largo de la vida útil (TCO), la amortización, el cumplimiento normativo y el riesgo, y así apoya la decisión de sustituir o dar de baja un activo.
- Módulo de mantenimiento del ERP
- Estrechamente ligado a compras y control de gestión, pero concebido para el puesto de oficina. Pantallas extensas y un uso móvil limitado lo hacen a menudo incómodo para los técnicos a pie de máquina.
- CAFM(Computer Aided Facility Management)
- Orientado a la explotación de edificios: además de las instalaciones técnicas, también superficies, limpieza, energía y contratos. Allí el mantenimiento es un área entre muchas; un GMAO se concentra exclusivamente en él.
- MES(Manufacturing Execution System)
- Controla la producción en curso y se centra en la supervisión y optimización de la fabricación. Los módulos de planificación del mantenimiento suelen formar parte de un MES, pero un GMAO dedicado normalmente profundiza más.
¿Por qué hace falta un software de mantenimiento?
Sin un sistema, el mantenimiento es casi siempre reactivo. En el día a día, los mantenimientos se posponen. Eso funciona hasta que la máquina se para sin previo aviso, la carretilla falla, el ascensor del hotel se avería o en la inspección final se descubre que la revisión de los extintores está vencida.
Puede ahorrarse mucho tiempo y búsquedas si centraliza digitalmente la planificación y la documentación del mantenimiento. Entonces ya no trabaja con enlaces a documentos obsoletos en una lista de Excel, y tiene todos los justificantes de inspección donde los necesita.
Señales de que un software de mantenimiento ayudaría a su empresa
- Se pasan intervalos de mantenimiento y se nota demasiado tarde.
- Las averías se comunican de viva voz, por teléfono o en una nota, y se pierden.
- Antes de una inspección se tardan horas en reunir todos los justificantes.
- Faltan repuestos cuando el mantenimiento los necesita, o llevan años en el almacén.
Un software de mantenimiento convierte reparaciones aisladas en un proceso planificable. Esa es la base para pasar del mantenimiento reactivo al preventivo.
¿Qué soluciones de mantenimiento existen?
El software de mantenimiento se diferencia sobre todo en dónde se ejecuta, cuán amplio es y para quién se ha diseñado. Para la mayoría de las pymes, la decisión se reduce a un GMAO en la nube o a una solución on-premise.
¿Qué funciones debería tener un software de mantenimiento?
Funciones básicas
No debería prescindir de estas funciones de GMAO:
Visión general de activos
Todas las máquinas, vehículos y demás objetos de mantenimiento, estructurados jerárquicamente por ubicación y con todos sus documentos y tareas de mantenimiento asociados.
Planificación del mantenimiento
Mantenimientos e inspecciones recurrentes a intervalos fijos o según lecturas de contador como las horas de funcionamiento, con recordatorio automático al vencer la inspección.
Aviso de averías
El personal comunica los problemas directamente in situ, por ejemplo desde el smartphone. En un hotel, el servicio de habitaciones avisa de un radiador defectuoso desde la propia habitación; el conductor de un camión notifica los defectos del vehículo.
Gestión de órdenes de trabajo
Las medidas de mantenimiento se registran, se asignan al responsable y reciben una prioridad.
Uso móvil
Para evitar que la información importante acabe de nuevo en una nota de papel como apaño, el sistema debe permitir el acceso móvil. Mediante app o navegador, los técnicos ven las órdenes, las listas de comprobación y los datos de las instalaciones directamente in situ y confirman los mantenimientos terminados.
Documentación y justificantes de inspección
Los justificantes de las obligaciones de inspección se vinculan directamente al objeto de mantenimiento.
Gestión de repuestos
Se registra todo lo que se necesita y se utiliza en el mantenimiento. Así evita quedarse sin recursos cuando venza el siguiente mantenimiento.
Funciones ampliadas según las necesidades
Interfaces con ERP, MES o gestión de almacén, por ejemplo una conexión con SAP
Monitorización del estado mediante sensores (IoT) y análisis asistidos por IA como base del mantenimiento predictivo
Planificación de presupuesto y costes del mantenimiento
Gestión de proveedores de servicios externos y contratos de servicio
Geolocalización de equipos e instalaciones distribuidos en grandes superficies o por toda una ciudad, y de objetos de mantenimiento móviles
¿Cuánto cuesta un software de mantenimiento?
El coste de un software de mantenimiento va desde unos cientos de euros al año hasta presupuestos de proyecto de seis cifras. A menudo depende de si se trata de una solución on-premise o en la nube, del alcance funcional, del número de usuarios y del esfuerzo de instalación.
Las soluciones en la nube suelen facturarse por usuario y mes, a veces con accesos más baratos solo para avisos de averías o consulta. También hay precios por instalación u objeto, paquetes de precio fijo y, típico del software on-premise, una licencia única con cuotas anuales de mantenimiento.
Rangos de precios habituales (valores orientativos)
GMAO en la nube
- Costes recurrentes
- 10–100 € por usuario y mes
- Costes únicos
- 0–5.000 € por configuración y formación
GMAO on-premise
- Costes recurrentes
- 15–20 % del precio de la licencia al año por mantenimiento
- Costes únicos
- 10.000–50.000 € por licencia e implantación
Módulo ERP o EAM
- Costes recurrentes
- 15–25 % del precio de la licencia al año, más el esfuerzo interno de TI
- Costes únicos
- 100.000–500.000 € como presupuesto de proyecto para la implantación
¿Qué ahorros puede esperar con una planificación preventiva del mantenimiento?
Frente a los gastos hay ahorros que, en la práctica, suelen superar el coste de las licencias. Las principales palancas:
- Menos paradas no planificadas
- Menos tiempo de búsqueda y administración
- Mejor planificación de repuestos
- Mayor vida útil de instalaciones y equipos
- Menores riesgos de responsabilidad y de inspección
Un software de mantenimiento merece la pena si…
- Gestiona muchas instalaciones, máquinas, vehículos o instalaciones técnicas de edificios sujetos a mantenimiento
- Varias personas, turnos o sedes participan en el mantenimiento
- Debe acreditar obligaciones de inspección, por ejemplo de equipos de trabajo, aparatos eléctricos o ascensores
- Una parada resulta cara porque afecta directamente a la producción, las entregas o los clientes
Los ámbitos clásicos son la industria y la producción. Pero una planificación ordenada del mantenimiento compensa allí donde mucha tecnología tiene que funcionar con fiabilidad.
Un software de mantenimiento no suele merecer la pena si…
- Solo gestiona unos pocos aparatos sencillos sin obligaciones de inspección
- Una sola persona se ocupa del mantenimiento como tarea secundaria y mantiene la visión general con seguridad
- El mantenimiento está totalmente externalizado a un proveedor que documenta por su cuenta
- Su ERP ya tiene un módulo de mantenimiento que realmente se utiliza en el día a día
Comparativa de software de mantenimiento: ¿en qué fijarse?
Los portales comparativos, las listas de ganadores de pruebas y las opiniones en plataformas de valoración ofrecen una primera visión. Más revelador es probar con sus propias instalaciones y con los futuros usuarios. Muchos proveedores ofrecen para ello una versión demo o un acceso de prueba gratuito.
El mejor software de mantenimiento es el que encaja con su equipo. Estos criterios ayudan a comparar.
- Facilidad de uso
¿Se manejan los técnicos sin una formación larga? ¿Hay una app o una vista móvil?
- Alcance funcional
¿Están cubiertas todas las funciones básicas sin que el sistema esté sobrecargado?
- Modelo de operación
Nube u on-premise: ¿qué permiten sus normas de TI y quién se encarga de las actualizaciones?
- Coste total
¿Encaja el modelo de precios con su número de usuarios e instalaciones? ¿Cuánto cuesta la solución a tres o cinco años?
- Esfuerzo de implantación
¿Hace falta un proyecto de implantación o puede empezar por su cuenta?
- Interfaces
¿Necesita una conexión con ERP, SAP o MES, y se ofrece?
- Protección de datos y seguridad
Servidores en la UE, contrato de encargo de tratamiento, auditorías de seguridad periódicas
- Proveedor
Soporte, duración del contrato y plazos de cancelación
¿Cómo transcurre la implantación de un software de mantenimiento?
Un software de mantenimiento en la nube suele estar implantado en pocos días o semanas. Las soluciones on-premise y ERP necesitan a menudo varios meses. El mayor esfuerzo casi nunca lo causa el software, sino la preparación de los datos.
Conclusión: ¿merece la pena un software de mantenimiento?
Un software de mantenimiento merece la pena para la mayoría de las empresas en las que varias personas mantienen instalaciones o deben acreditar obligaciones de inspección. Lo decisivo no es la lista de funciones más larga, sino un sistema que realmente se use en el día a día. Para muchas pymes, un GMAO en la nube es la entrada más rápida.