Com um software de manutenção pode planear e documentar digitalmente as datas de manutenção. Funções adicionais como comunicação de avarias, criação de ordens de trabalho, gestão de ativos e uma visão geral do consumo de material são igualmente uma parte prática de um software de manutenção. Face a uma lista em Excel ou a documentação manuscrita, tem a vantagem de os seus dados ficarem centralizados num só lugar, à disposição de toda a equipa. Toda a informação necessária para a próxima inspeção está lá, completa e estruturada.
Se compensa para a sua empresa depende sobretudo de três fatores: quantos objetos de manutenção gere, quantas pessoas participam na manutenção e que obrigações de inspeção tem de documentar.
O que é um CMMS?
CMMS significa Computerized Maintenance Management System. No dia a dia fala-se simplesmente de software ou sistema de manutenção. Regra geral, trata-se da mesma coisa.
No essencial, um CMMS responde a sete perguntas: que objetos de manutenção pertencem à sua empresa? Onde se encontram? Que documentos pertencem a cada objeto? Com que frequência estas máquinas e instalações têm de ser mantidas? Que passos de trabalho exige a manutenção? Quem é responsável por cada tarefa? Que medidas de manutenção foram realizadas no passado?
O CMMS em comparação com outros sistemas
- EAM(Enterprise Asset Management)
- Abrange todo o ciclo de vida de equipamentos e instalações. O CMMS é uma componente do EAM. Para além disso, o EAM foca-se no planeamento de investimentos, aquisições, custo ao longo da vida útil (TCO), amortização, conformidade e risco, apoiando assim a decisão de substituir ou abater um ativo.
- Módulo de manutenção do ERP
- Estreitamente ligado às compras e ao controlo de gestão, mas construído para o posto de escritório. Ecrãs extensos e uma utilização móvel limitada tornam-no muitas vezes incómodo para os técnicos junto à máquina.
- CAFM(Computer Aided Facility Management)
- Concebido para a gestão de edifícios: além das instalações técnicas, também áreas, limpeza, energia e contratos. Aí a manutenção é uma área entre muitas; um CMMS concentra-se exclusivamente nela.
- MES(Manufacturing Execution System)
- Controla a produção em curso e concentra-se na monitorização e otimização do fabrico. Módulos de planeamento da manutenção fazem muitas vezes parte de um MES, mas um CMMS dedicado vai normalmente mais fundo.
Porque é preciso um software de manutenção?
Sem um sistema, a manutenção é quase sempre reativa. No dia a dia as manutenções são adiadas. Isso funciona até a máquina parar sem aviso, o empilhador avariar, o elevador do hotel falhar ou a inspeção final revelar que a verificação dos extintores está atrasada.
Poupa bastante tempo e procuras ao centralizar digitalmente o planeamento e a documentação da manutenção. Deixa de trabalhar com ligações a documentos desatualizadas numa lista em Excel e tem todos os comprovativos de inspeção onde precisa deles.
Sinais de que um software de manutenção ajudaria a sua empresa
- Intervalos de manutenção são falhados e só se repara tarde demais.
- As avarias são comunicadas de viva voz, por telefone ou num papel, e perdem-se.
- Antes de uma inspeção leva horas a reunir todos os comprovativos.
- Faltam peças sobresselentes quando a manutenção precisa delas, ou ficam anos no armazém.
Um software de manutenção transforma reparações isoladas num processo planeável. É a base para passar da manutenção reativa à preventiva.
Que soluções de manutenção existem?
O software de manutenção distingue-se sobretudo por onde corre, pela sua abrangência e por quem foi concebido. Para a maioria das PME, a decisão resume-se a um CMMS na cloud ou a uma solução on-premise.
Que funções deve ter um software de manutenção?
Funções básicas
Não deve prescindir destas funções de um CMMS:
Visão geral dos ativos
Todas as máquinas, veículos e outros objetos de manutenção, estruturados hierarquicamente por localização e com todos os documentos e tarefas de manutenção associados.
Planeamento da manutenção
Manutenções e inspeções recorrentes em intervalos fixos ou por leituras de contador como horas de funcionamento, com lembrete automático quando a inspeção vence.
Comunicação de avarias
Os colaboradores comunicam problemas diretamente no local, por exemplo pelo smartphone. Num hotel, o housekeeping comunica um radiador avariado a partir do quarto; o motorista de camião comunica defeitos no veículo.
Gestão de ordens de trabalho
As medidas de manutenção podem ser registadas, atribuídas ao responsável e receber uma prioridade.
Utilização móvel
Para evitar que informação importante acabe outra vez num papel como desenrasque, o sistema deve permitir acesso móvel. Por app ou browser, os técnicos veem ordens, listas de verificação e dados das instalações diretamente no local e confirmam as manutenções concluídas.
Documentação e comprovativos de inspeção
Os comprovativos das obrigações de inspeção podem ser ligados diretamente ao objeto de manutenção.
Gestão de peças sobresselentes
Tudo o que é necessário e utilizado na manutenção fica registado. Assim evita ficar sem recursos quando a próxima manutenção vencer.
Funções avançadas conforme a necessidade
Interfaces com ERP, MES ou gestão de armazém, por exemplo uma ligação SAP
Monitorização do estado por sensores (IoT) e análises apoiadas por IA como base da manutenção preditiva
Planeamento de orçamento e custos da manutenção
Gestão de prestadores de serviços externos e contratos de assistência
Geolocalização de equipamentos e instalações distribuídos por grandes áreas ou por toda a cidade, e de objetos de manutenção móveis
Quanto custa um software de manutenção?
Os custos de um software de manutenção vão de algumas centenas de euros por ano a orçamentos de projeto de seis dígitos. Dependem muitas vezes de se tratar de uma solução on-premise ou na cloud, do âmbito funcional, do número de utilizadores e do esforço de instalação.
As soluções na cloud são normalmente faturadas por utilizador e mês, por vezes com acessos mais baratos apenas para comunicar avarias ou consultar. Há também preços por instalação ou objeto, pacotes de preço fixo e, típico do software on-premise, uma licença única com taxas anuais de manutenção.
Intervalos de preços gerais (valores de referência)
CMMS na cloud
- Custos recorrentes
- 10–100 € por utilizador e mês
- Custos únicos
- 0–5.000 € para configuração e formação
CMMS on-premise
- Custos recorrentes
- 15–20 % do preço da licença por ano para manutenção
- Custos únicos
- 10.000–50.000 € para licença e implementação
Módulo ERP ou EAM
- Custos recorrentes
- 15–25 % do preço da licença por ano, mais o esforço interno de TI
- Custos únicos
- 100.000–500.000 € como orçamento de projeto para a implementação
Que poupanças pode esperar com um planeamento preventivo da manutenção?
Às despesas contrapõem-se poupanças que, na prática, excedem muitas vezes os custos de licença. As principais alavancas:
- Menos paragens não planeadas
- Menos tempo de procura e de administração
- Melhor planeamento de peças sobresselentes
- Maior vida útil das instalações e equipamentos
- Menores riscos de responsabilidade e de inspeção
Um software de manutenção compensa se…
- Gere muitas instalações, máquinas, veículos ou instalações técnicas de edifícios sujeitos a manutenção
- Várias pessoas, turnos ou localizações participam na manutenção
- Tem de comprovar obrigações de inspeção, por exemplo de equipamentos de trabalho, aparelhos elétricos ou elevadores
- Uma paragem é cara porque afeta diretamente a produção, as entregas ou os clientes
As áreas clássicas são a indústria e a produção. Mas um planeamento ordenado da manutenção compensa onde quer que muita tecnologia tenha de funcionar com fiabilidade.
Um software de manutenção tende a não compensar se…
- Gere apenas alguns aparelhos simples sem obrigações de inspeção
- Uma única pessoa trata da manutenção em paralelo e mantém a visão geral com segurança
- A manutenção está totalmente entregue a um prestador que documenta por conta própria
- O seu ERP já tem um módulo de manutenção que é realmente usado no dia a dia
Comparar software de manutenção: a que deve prestar atenção?
Portais de comparação, listas de vencedores de testes e opiniões em plataformas de avaliação dão uma primeira visão. Mais revelador é um teste com as próprias instalações e os futuros utilizadores. Muitos fornecedores disponibilizam para isso uma versão de demonstração ou um acesso de teste gratuito.
O melhor software de manutenção é o que se adequa à sua equipa. Estes critérios ajudam na comparação.
- Facilidade de utilização
Os técnicos desenrascam-se sem formação longa? Existe uma app ou uma vista móvel?
- Âmbito funcional
Todas as funções básicas estão cobertas sem que o sistema esteja sobrecarregado?
- Modelo de operação
Cloud ou on-premise: o que permitem as suas regras de TI, e quem trata das atualizações?
- Custo total
O modelo de preços adequa-se ao seu número de utilizadores e instalações? Quanto custa a solução ao fim de três a cinco anos?
- Esforço de implementação
É necessário um projeto de implementação ou pode começar sozinho?
- Interfaces
Precisa de uma ligação a ERP, SAP ou MES, e ela é oferecida?
- Proteção de dados e segurança
Servidores na UE, contrato de subcontratação, auditorias de segurança regulares
- Fornecedor
Suporte, duração do contrato e prazos de rescisão
Como decorre a implementação de um software de manutenção?
Um software de manutenção na cloud fica normalmente implementado em poucos dias a semanas. As soluções on-premise e ERP precisam muitas vezes de vários meses. O maior esforço quase nunca vem do software, mas sim da preparação dos dados.
Conclusão: vale a pena um software de manutenção?
Um software de manutenção compensa para a maioria das empresas em que várias pessoas mantêm instalações ou têm de comprovar obrigações de inspeção. O decisivo não é a lista de funções mais longa, mas um sistema que é realmente usado no dia a dia. Para muitas PME, um CMMS na cloud é a entrada mais rápida.