Con un software di manutenzione potete pianificare e documentare digitalmente le scadenze di manutenzione. Funzioni aggiuntive come le segnalazioni di guasti, la creazione di ordini di lavoro, la gestione degli asset e una panoramica del consumo di materiali sono anch’esse una parte pratica di un software di manutenzione. Rispetto a un elenco Excel o alla documentazione scritta a mano, offre il vantaggio di avere i dati centralizzati in un unico posto, a disposizione di tutto il team. Tutte le informazioni necessarie per la prossima verifica sono lì, complete e strutturate.
Se conviene alla vostra azienda dipende soprattutto da tre fattori: quanti oggetti di manutenzione gestite, quante persone sono coinvolte nella manutenzione e quali obblighi di verifica dovete documentare.
Che cos’è un CMMS?
CMMS sta per Computerized Maintenance Management System. Nel linguaggio comune si parla semplicemente di software o sistema di manutenzione. Di regola si intende la stessa cosa.
Nella sostanza un CMMS risponde a sette domande: quali oggetti di manutenzione appartengono alla vostra azienda? Dove si trovano? Quali documenti appartengono a ciascun oggetto? Con quale frequenza vanno manutenuti questi macchinari e impianti? Quali fasi di lavoro richiede la manutenzione? Chi è responsabile di ogni attività? Quali interventi di manutenzione sono stati eseguiti in passato?
Il CMMS a confronto con gli altri sistemi
- EAM(Enterprise Asset Management)
- Copre l’intero ciclo di vita di apparecchiature e impianti. Il CMMS è una componente dell’EAM. L’EAM, inoltre, si concentra su pianificazione degli investimenti, approvvigionamento, costi lungo la vita utile (TCO), ammortamento, conformità e rischio, e sostiene così la decisione di sostituire o dismettere un asset.
- Modulo manutenzione dell’ERP
- Strettamente integrato con acquisti e controllo di gestione, ma costruito per la postazione d’ufficio. Maschere estese e un uso mobile limitato lo rendono spesso scomodo per i tecnici a bordo macchina.
- CAFM(Computer Aided Facility Management)
- Pensato per la gestione degli edifici: oltre agli impianti tecnici anche superfici, pulizie, energia e contratti. La manutenzione lì è un ambito tra tanti; un CMMS si concentra esclusivamente su di essa.
- MES(Manufacturing Execution System)
- Governa la produzione in corso e si concentra sul monitoraggio e sull’ottimizzazione della fabbricazione. I moduli di pianificazione della manutenzione fanno spesso parte di un MES, ma un CMMS dedicato di solito va più in profondità.
Perché serve un software di manutenzione?
Senza un sistema la manutenzione è quasi sempre reattiva. Nella routine quotidiana le manutenzioni vengono rimandate. Funziona finché la macchina non si ferma all’improvviso, il carrello elevatore si guasta, l’ascensore dell’hotel si blocca o al controllo finale emerge che la verifica degli estintori è scaduta.
Risparmiate molto tempo e ricerche centralizzando digitalmente pianificazione e documentazione della manutenzione. Non lavorate più con link a documenti superati in un elenco Excel, e avete tutte le evidenze di verifica dove servono.
I segnali che un software di manutenzione aiuterebbe la vostra azienda
- Gli intervalli di manutenzione vengono saltati e ci si accorge troppo tardi.
- I guasti vengono segnalati a voce, per telefono o su un foglietto, e vanno persi.
- Prima di una verifica servono ore per raccogliere tutte le evidenze.
- Mancano ricambi quando la manutenzione ne ha bisogno, oppure restano per anni in magazzino.
Un software di manutenzione trasforma singole riparazioni in un processo pianificabile. È la base del passaggio dalla manutenzione reattiva a quella preventiva.
Quali soluzioni di manutenzione esistono?
I software di manutenzione si distinguono soprattutto per dove girano, quanto sono estesi e per chi sono stati costruiti. Per la maggior parte delle PMI la decisione si riduce a un CMMS in cloud o a una soluzione on-premise.
Quali funzioni dovrebbe avere un software di manutenzione?
Funzioni di base
A queste funzioni di un CMMS non dovreste rinunciare:
Panoramica degli asset
Tutti i macchinari, i veicoli e gli altri oggetti di manutenzione, strutturati gerarchicamente per ubicazione e con tutti i documenti e le attività di manutenzione collegati.
Pianificazione della manutenzione
Manutenzioni e verifiche ricorrenti a intervalli fissi o in base a letture di contatori come le ore di esercizio, con promemoria automatico alla scadenza.
Segnalazione guasti
Il personale segnala i problemi direttamente sul posto, ad esempio dallo smartphone. In hotel il servizio ai piani segnala un termosifone guasto direttamente dalla camera; l’autista segnala i difetti del camion.
Gestione degli ordini di lavoro
Gli interventi di manutenzione possono essere registrati, assegnati al responsabile e dotati di una priorità.
Uso mobile
Per evitare che informazioni importanti finiscano di nuovo su un foglietto come ripiego, il sistema deve consentire l’accesso mobile. Da app o browser i tecnici vedono ordini, checklist e dati degli impianti direttamente sul posto e confermano le manutenzioni concluse.
Documentazione ed evidenze di verifica
Le evidenze degli obblighi di verifica possono essere collegate direttamente all’oggetto di manutenzione.
Gestione dei ricambi
Tutto ciò che serve ed è stato impiegato per la manutenzione viene registrato. Così evitate di restare senza risorse alla prossima scadenza.
Funzioni avanzate secondo necessità
Interfacce verso ERP, MES o gestione di magazzino, ad esempio un collegamento SAP
Monitoraggio delle condizioni tramite sensori (IoT) e analisi supportate dall’IA come base della manutenzione predittiva
Pianificazione di budget e costi della manutenzione
Gestione dei fornitori di servizi esterni e dei contratti di assistenza
Geolocalizzazione di apparecchiature e impianti distribuiti su grandi aree o in tutta la città, e di oggetti di manutenzione mobili
Quanto costa un software di manutenzione?
I costi di un software di manutenzione vanno da poche centinaia di euro l’anno a budget di progetto a sei cifre. Dipende spesso dal fatto che si tratti di una soluzione on-premise o in cloud, dall’ampiezza delle funzioni, dal numero di utenti e dall’impegno di installazione.
Le soluzioni in cloud sono per lo più fatturate per utente al mese, talvolta con accessi più economici solo per le segnalazioni di guasto o la consultazione. Esistono anche prezzi per impianto o oggetto, pacchetti a prezzo fisso e, tipica del software on-premise, una licenza una tantum con canoni di manutenzione annuali.
Fasce di prezzo generali (valori indicativi)
CMMS in cloud
- Costi ricorrenti
- 10–100 € per utente al mese
- Costi una tantum
- 0–5.000 € per configurazione e formazione
CMMS on-premise
- Costi ricorrenti
- 15–20 % del prezzo di licenza all’anno per la manutenzione
- Costi una tantum
- 10.000–50.000 € per licenza e avviamento
Modulo ERP o EAM
- Costi ricorrenti
- 15–25 % del prezzo di licenza all’anno, più l’impegno IT interno
- Costi una tantum
- 100.000–500.000 € come budget di progetto per l’introduzione
Quali risparmi aspettarsi da una pianificazione preventiva della manutenzione?
A fronte delle spese ci sono risparmi che nella pratica superano spesso i costi di licenza. Le leve principali:
- Meno fermi non pianificati
- Meno tempo di ricerca e di amministrazione
- Migliore pianificazione dei ricambi
- Maggiore durata di impianti e apparecchiature
- Minori rischi di responsabilità e di verifica
Un software di manutenzione conviene se…
- Gestite molti impianti, macchinari, veicoli o impianti tecnici degli edifici soggetti a manutenzione
- Più persone, turni o sedi partecipano alla manutenzione
- Dovete dimostrare obblighi di verifica, ad esempio per attrezzature di lavoro, apparecchi elettrici o ascensori
- Un fermo è costoso perché incide direttamente su produzione, consegne o clienti
Gli ambiti classici sono l’industria e la produzione. Ma una pianificazione ordinata della manutenzione ripaga ovunque molta tecnologia debba funzionare in modo affidabile.
Un software di manutenzione tende a non convenire se…
- Gestite solo poche apparecchiature semplici senza obblighi di verifica
- Una sola persona si occupa della manutenzione a margine e mantiene la panoramica con sicurezza
- La manutenzione è completamente affidata a un fornitore che documenta in proprio
- Il vostro ERP ha già un modulo di manutenzione che viene davvero usato ogni giorno
Software di manutenzione a confronto: a cosa fare attenzione?
Portali di confronto, classifiche e recensioni sulle piattaforme di valutazione danno una prima panoramica. Più significativa è una prova con i propri impianti e con i futuri utenti. Molti fornitori mettono a disposizione una versione demo o un accesso di prova gratuito.
Il miglior software di manutenzione è quello adatto al vostro team. Questi criteri aiutano nel confronto.
- Usabilità
I tecnici se la cavano senza una lunga formazione? Esiste un’app o una vista mobile?
- Ampiezza delle funzioni
Tutte le funzioni di base sono coperte senza che il sistema sia sovraccarico?
- Modello operativo
Cloud oppure on-premise: cosa consentono le vostre regole IT e chi si occupa degli aggiornamenti?
- Costo totale
Il modello di prezzo si adatta al vostro numero di utenti e impianti? Quanto costa la soluzione su tre–cinque anni?
- Impegno di introduzione
Serve un progetto di avviamento o potete partire da soli?
- Interfacce
Vi serve un collegamento a ERP, SAP o MES, ed è offerto?
- Protezione dei dati e sicurezza
Server nell’UE, contratto per il trattamento dei dati, verifiche di sicurezza periodiche
- Fornitore
Supporto, durata del contratto e termini di disdetta
Come si svolge l’introduzione di un software di manutenzione?
Un software di manutenzione in cloud è di solito operativo in pochi giorni o settimane. Le soluzioni on-premise ed ERP richiedono spesso diversi mesi. L’impegno maggiore quasi mai dipende dal software, bensì dalla preparazione dei dati.
Conclusione: conviene un software di manutenzione?
Un software di manutenzione conviene alla maggior parte delle aziende in cui più persone manutengono impianti o devono dimostrare obblighi di verifica. Decisivo non è l’elenco di funzioni più lungo, ma un sistema davvero usato ogni giorno. Per molte PMI un CMMS in cloud è l’ingresso più rapido.